NL Login
NL

De gasten zijn laat met het reageren op mijn huwelijksuitnodiging, wat moet ik doen? Tips om te voorkomen dat u in de stress schiet!

De voorbereiding van een bruiloft vergt veel enegry en stress, voornamelijk van de bruid zelf. Het opzetten van de gastenlijst, het uitrekenen van hoeveel gasten difinitief gaan komen zijn slechts kleine dingen van de vele taken wat nog gedaan moet worden. Wat gebeurd er nadat u de uitnodigingen de deur uit hebt gedaan? Wij geven u enkele tips zodat u niet wanhopig hoeft te worden en uit angst flauw valt…

Foto: Benjamin Chan

Wij weten inmiddels wel dat de bruiloft de mooiste dag uit je leven hoort te zijn, die je graag wilt vieren met jouw dierbaren, dit zijn de eerste dingen waar je aan denkt als je begint met het organiseren. Dan is het belangrijk dat je moet weten wie je wilt uitnodigen of wie er op zijn minst het mooie moment moet bijwonen. Natuurlijk denk je als eerst aan de mensen die het dichst bij jouw staan voordat je überhaupt naar andere dingen gaat kijken.

Het organiseren van een bruiloft is mede afhankelijk van het aantal gasten die de viering gaan bijwonen, daarom worden uitnodigingen als een van de eerste dingen gedaan en over nagedacht, na het bepalen van de datum en de locatie. Meestal worden de uitnodigingen gemiddeld 3 tot 4 maanden van te voren verstuurd, zodat de gasten geRSVP kunnen worden, het is als het ware een waarschuwing voor de gasten dat ze de datum moeten vrij laten en wanneer ze eventueel moeten reizen voor het evenement moeten ze daar ook rekening mee houden. Na het verzenden van de uitnodigingen wacht je natuurlijk op de bevesteigingen, maar voor hoe lang? En welke gegevens zijn belangrijk om te overwegen?

Foto: Sarah Parrot
Foto: Chavelli

Als eerst moet je natuurlijk niet vergeten dat je zowel in het ontwerp van de uitnodiging of op een apart papier, de gegevens en de RSVP formuleert die nodig zijn om contact op te nemen met het bruidspaar. Het bruidspaar kan een speciale brievenbus creëren voor dit evenement, en een prepaid telefoon beschikbaar stellen zodat gasten een bevestiging kunnen doorgeven. Door het maken van een aparte brievenbus en een apart telefoonnummer zal de organisatie en boekhouding van bevestigingen veel gemakkelijker gaan.

Foto: Cottontail
Foto: Cottontail

Een ander belangrijk punt is om de deadline voor de bevestiging in je uitnodiging te vermelden en natuurlijk ook de contact gegevens moeten vermeld worden. Dit zal een duidelijke boodschap overbrengen en laat de gasten zonder twijfel optijd een bevestiging geven. Hoe dan ook, er zijn altijd nog gasten die de deadline negeren en deze zijn vaak lastig te bereiken. Daarvoor zijn er enkele tips die je kunnen helpen.

Foto: Denise
Foto: Sarah Parrot

Als gasten ondanks de contact mogelijkheden toch geen bevestiging van aanwezigheid hebben gegeven, dan is de volgende stap het organiseren van een moment om jouw gasten na te bellen en om ze te helpen herinneren dat ze hun aanwezigheid nog moeten bevestigen. Als je al veel bevestigingen in ontvangst hebt genomen, lees deze dan goed van wie ze zijn en maak een document waarop staat welke gasten komen. Het beste is om dit direct te doen, zodat je hier in de toekomst minder werk aan hebt.

Als het idee van roeping hen niet overtuigd, dan kun je een massa bericht via SMS sturen of een facebook-evenement aanmaken voor de mensen die het vergeten te bevestigen. Het is belangrijk dat je je aanpast aan de manier van communiceren van jouw gasten zodat je jouw gewenste antwoord terug krijgt.

Als er toch een paar tussen zitten die op geen enkele manier iets van zich laten horen en er geval van twijfel is, is het het beste om toch een leeg plekje vrij te laten bij de tafel schikking, of je kunt een last-minute tafel opzetten. Zo voorkom je de ongemakkelijke momenten tussen het bruidspaar en de gasten.

Foto: Chavelli
Foto: Cottontail
Foto: Sarah Parrot

Natuurlijk moet je altijd rekening houden met de aard van de tafels, de lounge en de diensten aangeboden door de cateraar over dergelijke situaties. Als het feest in cocktail stijl of in meer casual stijl is georganiseerd, dan heeft dit niet veel invloed op de ontbrekende gasten; heb je vooral een formele bruiloft met tafels die al gerangschikt zijn, dan adviseren wij u te denken aan een plan B. Zo zijn de last-minute aanpassingen met behulp van een weddingplanner of met het geduld voor een gelukkig einde toch wel handig!

Bekijk meer leuke uitnodigingen: Kaartje2go, Huwelijkskaartonline.nl, Poobies en meer…

Contact opnemen met de bedrijven in dit artikel

Vindt u dit artikel leuk? dan kunt u het delen

Meer informatie

Laat een bericht achter

Creëer een bruiloftsite

100% aanpasbaar met honderden ontwerpen om uit te kiezen. Zie meer ontwerpen >

Werkt u in de bruiloftindustrie?
Als u een bedrijf heeft of u bent een bruiloft professional, dan geeft  Zankyou u de mogelijkheid uw diensten te publiceren aan duizenden bruidsparen die ervoor kiezen om bij Zankyou hun bruiloft te organiseren in meer dan 19 landen. Meer informatie