Vandaag de dag met het drukke leven van de huidige koppels, gericht op werk en duizenden andere to-do’s, is een weddingplanner geen overbodige luxe bij het organiseren van een bruiloft. Weddingplanners zijn experts die je helpen met de hele organisatie, en die op de kleinste details letten, zodat je op je grote dag zorgeloos en zonder problemen kunt genieten. Wij geven je hier 5 stappen om jouw perfecte weddingplanner te vinden! Lees snel verder.
- Stap 1. Het begin van de zoektocht
- Stap 2. Beschikbaarheid
- Stap 3: De eerste ontmoeting
- Stap 4: Werkmethode en budget
- Stap 5: Referenties
Stap 1. Het begin van de zoektocht
De zoektocht naar de perfecte weddingplanner voor je grote dag is eigenlijk het enige waar je je echt druk over hoeft te maken als je jouw bruiloft laat organiseren door een huwelijksplanner. Daarom raden wij je aan overal goed op te letten, want deze vertrouwenspersoon gaat de grootste dag van jullie leven plannen. Houdt de volgende onderdelen in gedachten bij de eerste oriëntatie:
Bepaal jullie behoeftes: je droomt van een bruiloft met mooie details, met een duidelijke stijl waarin je smaak wordt weerspiegeld, en natuurlijk alles met een persoonlijke touch. Het is een unieke dag in jullie leven en het is dan ook belangrijk dat al deze onderdelen terugkomen in de viering, zolang het binnen je budget valt. Baker goed af wat jullie wensen zijn. Op basis van deze ideeën kun je namelijk alvast over het budget nadenken. Weddingplanner Droomdag geeft als tip: “Schrijf samen op wat voor taken jullie in gedachten hebben. Bedenk waar jullie hulp bij nodig hebben zodat jullie daar een duidelijk beeld bij hebben en bepaal jullie budget voor deze dienst.”
Kies de soort dienst die jullie willen: een weddingplanner kan een bruiloft van A tot Z vormgeven, of slechts een adviserende rol spelen. Voor welke rol willen jullie een weddingplanner inschakelen?
Volledige planning: zoals de naam al aangeeft, gaat het hier om de volledige organisatie van de bruiloft. Van het eerste advies en het management met leveranciers, tot het controleren van de inrichting van de ceremoniezaal en de coördinatie van jullie aankomst.
Adviserend: als je niet weet waar je moet beginnen, zal de weddingplanner je helpen met het vinden en kiezen van de leveranciers.
Decoratie: als je op zoek bent naar bijzondere decoraties kun je een weddingplanner inhuren die alle decoratie voor rekening neemt.
Coördinatie: dit is een soort dubbele check. Jullie regelen alles, maar de weddingplanner zal ervoor zorgen dat alle leveranciers zich aan het contract houden en alles op tijd leveren.
Bepaal je budget: tussen de onderdelen waarin je budget wordt verdeeld, moet je een belangrijk deel reserveren voor de weddingplanner. De weddingplanner heeft de leiding over het organiseren van je hele dag, en een belangrijk deel van het budget zal dan ook naar hun diensten gaan.
Zoeken op internet: als je hebt besloten wat je van de weddingplanner verwacht, kun je op zoek gaan. De beste manier om de meest populaire weddingplanners te vinden is ongetwijfeld via het internet. Op trouwwebsites als Zankyou vind je een breed scala aan weddingplanners, elk met hun eigen speciale touch. Droomdag Weddingplanner: “Lees de persoonlijke verhalen van de weddingplanner op de website of social media zodat jullie een idee krijgen hoe deze persoon is en of dit bij jullie levensstijl en bruiloft plannen past.”
Stap 2. Beschikbaarheid
Zodra je een datum hebt, is het belangrijk dat de eerste stap van de voorbereiding, het vinden van een weddingplanner is. Op deze manier kan de weddingplanner tijd vrij houden om jullie van A tot Z te begeleiden.
Maak een lijst met favorieten: na de eerste zoekopdracht maak je een lijst met de weddingplanners die je het meest aanspreken en die binnen jouw stijl en budget passen. Neem contact met ze op voor een kennismakingsgesprek.
Kennismaking: het is belangrijk om te weten of de weddingplanner de mogelijkheid heeft om een kennismakingsgesprek te houden, zodat je weet of er een klik is. Als je bruiloft in het buitenland plaatsvindt, of in een andere provincie, kan het kennismakingsgesprek natuurlijk ook via Skype plaatsvinden.
Exclusiviteit: als je weet welke planner je wilt, is het belangrijk om te vragen hoeveel andere bruiloften hij of zij organiseert. Het is natuurlijk belangrijk dat de weddingplanner op jullie grote dag fysiek aanwezig is, dus jullie datum moet vrij zijn. Vraag hier eerst naar om teleurstellingen te voorkomen.
Stap 3: De eerste ontmoeting
Manier van werken: in het kennismakingsgesprek is het belangrijk om erachter te komen hoe de weddingplanner te werk gaat. Hoe organiseert en coördineert hij of zij? Het is belangrijk dat dit overeenkomt met jullie ideeën. Jullie zullen namelijk veel moeten samenwerken de komende maanden! Luciënne van Droomdag Weddingplanner geeft als tip om meerdere kennismakingsgesprekken in te plannen. Bij voorkeur face-to-face en niet via de telefoon. Een eerste ontmoeting is erg bealngrijk. Dan kan niet alleen de weddingplanner een beter beeld vormen van jullie, maar ook andersom.
Leg je wensen voor: hét moment om te vertellen wat je wilt. Waar heb je aan gedacht, welke stijl vind je het leukst, en hoe wil je dat alles gecoördineerd wordt? Kortom, vertel de weddingplanner al je ideeën, twijfels en zorgen. Luciënne: “bereid het gesprek voor! Wees vooral niet bang om vragen te stellen.”
Gevoel: het moment dat je je realiseert dat je de juiste persoon hebt gevonden. Een goede relatie met je weddingplanner is essentieel, omdat je veel tijd met hem of haar doorbrengt en de planner alles over jezelf en je geliefde weet.
Stap 4: Werkmethode en budget
Planning: het beroep weddingplanner is een creatief maar ook strak georganiseerd vak. Het is erg belangrijk om een goede timing te hebben, zodat ook jullie genoeg tijd hebben om het ‘huiswerk’ te doen. Er moeten namelijk veel keuzes worden gemaakt, en daar wil je de tijd voor hebben. Zo moet er nagedacht worden over het uitnodigen van de gasten, het lookbook voor de decoratie moet bekeken worden, sommige leveranciers moeten worden bezocht, et cetera.
Kijk of de weddingplanner met veel leveranciers samenwerkt: veel weddingplanners hebben relaties met andere leveranciers waarmee ze samenwerken. Het is goed om te weten of deze leveranciers de kwaliteit leveren die je wenst, en of de weddingplanner je een commissie rekent om met de leveranciers samen te werken.
Bekijk wat inbegrepen is in het budget: het is belangrijk het budget tot in detail te kennen. De prijs van elke dienst moet goed besproken zijn, en ook moeten jullie weten wat er eventueel nog extra bijkomt, zoals bloemen, details voor de gasten, of bijvoorbeeld het snoep van een candybar. Lucienne geeft als tip: Door het budget aan te geven kan de weddingplanner kijken naar de mogelijkheden die hierbij passen. Elk bruidspaar is anders en dus is de offerte maatwerk!
Stap 5: Referenties
“Laat je niet leiden door de emoties, en vraag naar referenties”, adviseert Antonio van Exquisite Gay Weddings. Antonio is zelf weddingplanner voor koppels van hetzelfde geslacht. Antonio luistert naar al jullie wensen en zal uiteindelijk een unieke bruiloft naar jullie dromen organiseren. Hij werkt zowel in Nederland als in het buitenland.
Een aantal vragen die je kan stellen aan referenties zijn:
Hoe strak heeft de weddingplanner zich gehouden aan het budget?
Het zou natuurlijk vervelend zijn als je achteraf voor grote verrassingen komt te staan. Het goed kunnen beheren van het budget is dan ook funest!
Mag ik foto’s van de bruiloft?
“Dit is een goede manier om de algehele consistentie en professionaliteit van de bruiloft te bevestigen. Plannersportfolio’s zijn gevuld met hun beste werk. Natuurlijk zijn dit paren die helemaal blij zijn met het werk en gebruiken ze deze dan ook als referentie. Dus zoek online naar andere bruiloften die de weddingplanner ook heeft gedaan, en neem contact op met deze koppels.”
Was de stijl van de bruiloft precies wat je wilde?
“Hoe goed heeft de weddingplanner je ideeën geïnterpreteerd? Had hij of zij goede aanbevelingen van leveranciers en coördineerde de planner met andere professionals? Wat heeft de weddingplanner allemaal voor je gedaan? Gastenlijst, leveranciers vergaderingen, installatie enzovoort?”
Hoe was het contact?
“Heeft de planner snel genoeg gereageerd op je telefoontjes of e-mails en was de planner leuk om mee te werken?”
Hoe ging het op de grote dag?
“Ging de bruiloft soepel volgens de gasten? Is er iets misgegaan en hoe heeft de weddingplanner het aangepakt?”
Een laatste tip van Antonio is om prijzen, indrukken, notities en indien beschikbaar formele voorstellen te bekijken. Sommige planners kunnen hun algemene visie voor uw bruiloft en hun beoogde diensten in de vorm van een voorstel opstellen, die dan als basis voor het contract wordt gebruikt.
Het kost even wat moeite, maar als het om jouw droombruiloft gaat is niets te gek. Het is het voorwerk zeker waard! Daarna kun je namelijk heerlijk genieten van de voorbereidingen, maar zónder de stress die er normaal bij komt kijken! Volg onze tips en je zult zeker de weddingplanner van je dromen vinden. Heb jij nog meer tips? Laat het ons weten via Facebook, Instagram of Pinterest!
Neem contact op met de leveranciers die in dit artikel zijn genoemd!
Wil jij het laatste nieuws voor jullie bruiloft niet missen?
Abonneer je op onze nieuwsbrief
Laat een bericht achter