Het kiezen van de trouwlocatie is een enorme job als we kijken naar taken van de planning voor de bruiloft. Met zo’n grote taak in het verschiet is het als aanstaand bruidspaar goed om te weten waar je op moet letten bij het kiezen van de trouwlocatie. Wij zijn hier om jullie uit de brand te helpen! In dit artikel geven we antwoord op de vraag: hoe kies je een trouwlocatie? Hiervoor hebben we een stappenplan van vijf stappen opgesteld. Lees snel verder!
Dit zijn de vijf stappen die genoemd worden:
- Stap 1. Plaats
- Stap 2. Infrastructuur
- Stap 3. Exclusiviteit
- Stap 4. Aantal gasten
- Stap 5. De extra’s
Stap 1. Plaats
Geografische situatie en bereikbaarheid: hoewel veel paren kiezen voor een feest in de buurt van hun woonplaats, besluiten anderen hun koffers te pakken en hun geluk te beproeven in verschillende delen van het land of zelfs in het buitenland. De geografische situatie moet in elk geval gemakkelijk te bereiken zijn, zodat je gasten deze zonder problemen kunnen bereiken. Zorg ervoor dat je een locatie kiest die op verschillende manieren te bereiken is, rekening houdend met alle mogelijke vervoermiddelen. Denk na over het inzetten van bussen of andere vormen van transport als je veel mensen tegelijkertijd moet verplaatsen.
Afstand met de ceremonie: probeer het zo te regelen dat deze locatie en die van de ceremonie niet te ver uit elkaar liggen. Je kunt zelfs proberen een ruimte met een kapel te regelen als je kiest voor religieuze bruiloft of een andere locatie die het mogelijk maakt om ter plekke een burgerlijk huwelijk te sluiten. Als je er de voorkeur aan geeft om de plaatsen voor de ceremonie en het feest te scheiden, kies er dan voor om vervoer tussen de locaties te regelen of geef in eenvoudige instructies mee, zodat je je gasten niet dwingt om extra inspanningen te leveren.
Hotels in de buurt: er zijn altijd gasten die een slaapplaats nodig hebben, omdat ze het te ver vinden om ‘s avonds nog terug te reizen of omdat ze gewoon willen genieten zonder na te denken over hun verantwoordelijkheden. Neem contact op met nabijgelegen accommodaties en probeer een speciale prijs te regelen. Het hotel waar jij je huwelijksnacht doorbrengt kan een optie zijn.
Stap 2. Infrastructuur
Totale oppervlakte: de totale oppervlakte die jullie nodig hebben hangt naturlijk af van het aantal gasten dat bij jullie op de bruiloft komt. Voor je weet hoe groot de locatie moet zijn moeten jullie dus de gastenlijst opgesteld hebben.
Plekken buiten en binnen: de verschillende kamers kunnen je helpen bij het inrichten van verschillende momenten van je bruiloft, van het aperitief en het banket tot aan de grote dans. Misschien serveer je het gewoon in een van de ruimtes zoals ze zijn, misschien wil je het origineler. Jij beslist.
Wat betreft de tuinen: het is bekend dat sommige bruiloften graag de adem van de natuur laten spreken. Vooral als ze worden gevierd in de lente en de zomer. Ongeacht het seizoen kun je de open ruimtes bekijken en beslissen of je hier gebruik van wil maken. Een plek met open ruimte is wat ons betreft wel een aanrader op de bruiloft, het is altijd fijn om even te kunnen luchten!
Gemakkelijk bereikbaar: houd rekening met de vele gasten die naar je bruiloft komen en ontdek de manier om toegang te krijgen tot de verschillende verblijven van de gekozen locatie. Oudere gasten, gasten met een handicap en kinderen in kinderwagens kunnen sommige locaties moeilijker binnenkomen. Daarnaast is het handig om de gasten een plattegrond met de route toe te sturen zodat niemand gedurende de dag verdwaalt.
Ruimte voor de ceremonie: als jullie ervoor kiezen om voor de kerk te trouwen, kunnen jullie besluiten om voor een locatie met kapellen, parochies en heilige plaatsen die jullie kunnen gebruiken te gaan. Voor het burgerlijk huwelijk zijn er zaaltjes, tuinen en andere locaties die je kunt kiezen. Zoek uit waar je kunt trouwen en maak dan je beslissing.
Alternatieven bij slecht weer: het weer kan een geweldige dag verpesten als je er niet op berekend bent. Vertrouw de weerman niet en zoek een alternatief in het geval de weergoden je minder goed gezind zijn. Als je een optie binnen en buiten hebt, is er nooit reden tot paniek.
Hajé Restaurant Natuurpark is de perfecte combinatie van een binnen- en buiten bruiloft. Hier kunnen jullie elkaar het jawoord geven omringd door natuur, wat wil je nog meer? De buitengewone locatie in Lelystad bevindt zich middenin het bos en ligt aan het water. Door middel van de glazen buitenmuren voelt het zelfs binnen alsof je buiten bent. Het team van het restaurant begrijpt als geen ander hoe belangrijk deze dag voor jullie is en doet er alles aan om hun steentje bij te dragen. Ze zijn hartstikke behulpzaam en bieden jullie daarnaast een heerlijk buffet aan waar jullie met de gasten van kunnen genieten.
Stap 3. Exclusiviteit
Meer bruiloften: ga na of er bij de jullie gekozen locatie meerdere bruiloften kunnen worden gehouden op dezelfde dag. Dit is belangrijk om te kijken welke ruimtes en tuinen daadwerkelijk voor jullie beschikbaar zijn. Dit moet heel duidelijk zijn om gekke afleiding te voorkomen.
Privacy: mocht het zo zijn dat er nog een bruiloft is op dezelfde dag, zorg er dan voor dat je de regels kent en ga na of ze je de juiste privacy bieden. Het belangrijke wat jullie hier in gedachten moeten houden is of jullie graag een locatie willen die exclusief voor jullie is, of dat jullie het oké vinden om deze met anderen te delen.
Exclusiviteit: hoeveel uren beschikbaar: alle trouwlocaties hebben hun schema’s en tijden, dit is extra belangrijk als er meerdere feesten op een locatie plaatsvinden. In dit geval moet je weten hoeveel tijd je hebt, omdat op veel plaatsen limieten en uren van de ruimte worden aangegeven omdat er niet genoeg ruimtes zijn.
Stap 4. Aantal gasten
Minimaal aantal gasten noodzakelijk: op veel locaties kun je alle soorten bruiloften vieren, hoe klein of groot ze ook zijn. Er zijn echter locaties die niet overdreven grote of juist hele kleine bruiloften accepteren. Omdat elk huwelijk sterk afhankelijk is van de gasten, moet je het minimum aantal toegestane vragen en beoordelen of het de moeite waard is. Je moet nooit meer mensen uitnodigen om het aantal aan te vullen.
Capaciteit van de ruimte: het is net zo belangrijk om de capaciteit van de locatie te weten, omdat er veel bruiloften zijn waarbij zoveel mensen komen dat ze niet overal gevierd kunnen worden omdat er simpelweg geen plaats is voor zo veel mensen. Als je een groot aantal mensen uitnodigt of als je twijfels hebt over de capaciteit, kun je beter eerst zoeken naar locaties die ruimte hebben voor het aantal gasten en aan de hand daarvan je keuze maken. Ga geen gasten elimineren vanwege een te kleine locatie.
Als gasten cancelen, wat gebeurt er dan?: In die zin is het handig om te weten of je het geld dat je voor deze gast hebt betaald, terug kunt krijgen of dat je een korting kunt krijgen. Veel locaties zijn niet te streng in dit aspect, dus aarzel niet om dit vragen als dit probleem zich voordoet.
Hoe lang van tevoren moet het aantal gasten worden doorgegeven?: Deze informatie helpt je om de gastenlijst te maken. Als je de deadline kent, moet je bereid zijn om een cijfer te geven. Als je locatie zich te veel bezighoudt met het onderwerp is het misschien interessant om een meer flexibele service aan te vragen die bovendien gemakkelijker gasten kan opnemen of uitsluiten.
Stap 5. De extra’s
Gratis drank: vaak kun je de drank afkopen en opnemen in de totaalprijs, maar zorg ervoor dat je precies weet hoe het zit. Vraag welke voorwaarden er verbonden zijn bij het afkopen van de drank of aan het los betalen van drankjes, zodat je niet na afloop van je bruiloft voor onvoorziene kosten komt te staan. Als je alles kunt opnemen in de offerte weet je precies waar je aan toe bent en voorkom je onnodige extra kosten.
Decoratie van de ruimte, verlichting…: dit is heel belangrijk. Beschikt de locatie over eigen professionals of moet je deze mensen zelf regelen? Houd er rekening mee dat veel locaties wel over personeel hiervoor beschikken, maar hier extra kosten voor in rekening brengen. Vraag of je je eigen weddingplanner mag meenemen, ook al heeft de locatie personeel dat zich bekommert om de decoratie en de verlichting. Als de locatie een decoratie service heeft raden we je aan van tevoren na te gaan of je hier tevreden mee bent en of je verplicht bent om hier gebruik van te maken.
Installatiemogelijkheden: zorg er bij het opzetten van de tafels en het inrichten van de verschillende ruimtes voor het feest voor dat er een breed scala aan mogelijkheden is, zodat er altijd iets voor jullie smaak bij is. Elk bruidspaar is anders en je moet iedereen zo kunnen plaatsen zoals jij dat in je hoofd hebt.
Veiligheid, parkeerplaatsen: wil je ongewenste gasten vermijden? Zoek dan uit welk soort beveiliging jouw locatie biedt: van gespecialiseerd personeel tot aan elementen die het lastig maken om het terrein te betreden. Check ook of er hulpdiensten op het terrein beschikbaar zijn of of de locatie snel bereikbaar is voor deze diensten (politie, brandweer, ziekenhuis…).
Natuurlijk moet je ook nadenken over de diverse parkeerplekken voor zowel auto’s als bussen die verantwoordelijk zijn voor het vervoeren van de gasten. Niemand wil terechtkomen in chaos bij het arriveren of bij het vertrek. Mocht er ruimtegebrek zijn, denk dan na over een plan B, zodat je niet met humeurige gasten komt te zitten.
Annuleringsverzekering: bij een bruiloft moet je altijd voorbereid zijn – we weten immers allemaal hoeveel het evenement kost. Hoewel normaal gesproken altijd alles goed gaat, kunnen er altijd onvoorziene gebeurtenissen voorvallen die ervoor zorgen dat je je bruiloft moet afgelasten. Controleer daarom of je voor de ruimte een annuleringsverzekering kunt afsluiten, voor het geval zich iets ergs voordoet. Informeer jezelf goed, zodat je in dit geval niet te veel geld verliest. Lees hier meer over een verzekering voor de bruiloft.
Na het lezen van deze stappen moet het niet moeilijk meer zijn om uiteindelijk bij jullie droomlocatie uit te komen! Nederland heeft heel wat moois te bieden zoals we al konden zien, neem bijvoorbeeld Hajé Restaurant Natuurpark. Voor een overzicht van al onze trouwlocaties in Nederland kijk je hier.
Wil jij het laatste nieuws voor jullie bruiloft niet missen?
Abonneer je op onze nieuwsbrief
Laat een bericht achter